Wohnungsübergabeprotokoll: was hineingehört und worauf man achtet

Ein Wohnungsübergabeprotokoll hält fest, in welchem Zustand eine Wohnung den Besitzer wechselt – beim Einzug wie beim Auszug. Vorgeschrieben ist es nicht, aber ohne Protokoll steht später Aussage gegen Aussage. Entscheidend sind drei Dinge: Es muss vollständig sein, Mängel müssen konkret beschrieben werden, und beide Seiten unterschreiben nur, was tatsächlich zutrifft.

Dieser Beitrag erklärt, was sich im Alltag bewährt hat. Er ersetzt keine Rechtsberatung; für den Einzelfall sind der örtliche Mieterverein, die Verbraucherzentrale oder ein Fachanwalt für Mietrecht zuständig.

Wozu das Protokoll gut ist

Das Protokoll ist eine gemeinsame Bestandsaufnahme. Beim Einzug schützt es Mieter davor, später für Schäden des Vormieters aufzukommen. Beim Auszug schützt es sie vor Forderungen, die erst Wochen nach der Schlüsselübergabe auftauchen, und den Vermieter davor, dass ein vorhandener Schaden bestritten wird. Wer unterschreibt, bestätigt in der Regel, dass die Angaben stimmen – deshalb hat das Papier im Streitfall Gewicht, und deshalb lohnt die Sorgfalt.

Ein Formular brauchen Sie nicht zwingend. Mietervereine, Eigentümerverbände und Verbraucherzentralen bieten Vordrucke an; ein selbst geschriebenes Blatt mit denselben Angaben erfüllt den Zweck genauso.

Was in jedes Übergabeprotokoll gehört

• Parteien: Namen von Mieter und Vermieter; lässt sich eine Seite vertreten (Hausverwaltung, Makler, Angehörige), auch der Name der Person, die tatsächlich anwesend ist.
• Wohnung: Anschrift, Etage und Lage, dazu Nebenräume wie Keller, Dachboden, Garage oder Stellplatz.
• Datum und Uhrzeit der Übergabe und die Angabe, ob es um Einzug oder Auszug geht.
• Zählerstände: Strom, Gas, Wasser (kalt und warm), Heizkostenverteiler oder Wärmemengenzähler – jeweils mit Zählernummer.
• Schlüssel: Anzahl und Art, also Haustür, Wohnungstür, Briefkasten, Keller, Garage, Fensterschlösser, Transponder.
• Zustand je Raum: Wände, Decke, Boden, Fenster, Türen, Heizkörper, Steckdosen und Lichtschalter, im Bad und in der Küche zusätzlich Sanitärteile, Armaturen, Fliesen und Fugen.
• Mitvermietete Einrichtung: Einbauküche mit Geräten, Einbauschränke, Markise, Rauchmelder, Bedienungsanleitungen.
• Mängel und Vereinbarungen: was festgestellt wurde und, falls vereinbart, wer was bis wann erledigt.
• Vorbehalte und Anmerkungen beider Seiten.
• Neue Anschrift des Mieters (beim Auszug) für Abrechnungen und die Kaution.
• Unterschriften aller Beteiligten mit Ort und Datum; jede Seite erhält ein Exemplar.

Mängel so beschreiben, dass sie eindeutig sind

Die meisten Protokolle scheitern an Formulierungen wie „Boden mit Gebrauchsspuren“ oder „Wände in Ordnung“. Darunter kann sich jeder etwas anderes vorstellen. Besser ist eine Beschreibung mit Ort, Art und Größe.

Fotos machen die Beschreibung belastbar. Fotografieren Sie jeden Mangel einmal aus der Nähe und einmal so, dass der Raum zu erkennen ist, und alle Zählerstände so, dass die Zählernummer lesbar ist. Vermerken Sie im Protokoll, dass Fotos gemacht wurden und wie viele. Fotos allein genügen nicht: Ohne Text ist später unklar, wo und wann ein Bild entstanden ist.

So läuft die Übergabe ab

1. Termin bei Tageslicht vereinbaren. In einer dunklen Wohnung übersieht man Flecken, Kratzer und Schimmelstellen. Planen Sie genug Zeit ein; eine gründliche Begehung dauert je nach Wohnungsgröße eine halbe bis ganze Stunde.
2. Unterlagen mitbringen. Mietvertrag, beim Auszug das Einzugsprotokoll, dazu Stift, zwei Vordrucke, Taschenlampe und ein geladenes Handy für die Fotos.
3. Zu zweit kommen. Eine Begleitperson sieht mehr und kann im Streitfall als Zeuge aussagen.
4. Raum für Raum durchgehen. Immer in derselben Reihenfolge: Decke, Wände, Boden, Fenster, Türen, Heizkörper, Einbauten. Keller, Dachboden und Briefkasten nicht vergessen.
5. Funktionen prüfen. Fenster und Türen öffnen und schließen, Wasserhähne aufdrehen, Spülung betätigen, Licht einschalten, Rollläden bewegen, Herd und mitvermietete Geräte kurz einschalten.
6. Zähler ablesen und Schlüssel zählen. Beides sofort eintragen.
7. Protokoll durchlesen, Vorbehalte ergänzen, unterschreiben. Beide Exemplare müssen gleich lauten; ein Foto des unterschriebenen Blatts ist das Mindeste.

Beim Einzug: genau hinsehen

Beim Einzug geht es darum, alles festzuhalten, was schon da ist. Schauen Sie besonders auf Böden, Türblätter, Fensterbänke, Silikonfugen, Waschbecken und Wanne sowie auf Ecken und Außenwände, an denen sich Schimmel zeigen kann. Notieren Sie auch, ob die Wohnung renoviert oder unrenoviert übergeben wird – das kann später für die Frage eine Rolle spielen, ob und was beim Auszug zu streichen ist.

Mängel, die erst nach der Übergabe auffallen, etwa ein tropfender Anschluss oder ein Heizkörper, der nicht warm wird, melden Sie dem Vermieter zügig und schriftlich mit Foto. Manche Vordrucke sehen dafür eine kurze Nachmeldefrist vor. Was in den Wochen rund um den Wohnungswechsel sonst zu erledigen ist, steht in der Umzug-Checkliste.

Beim Auszug: vorbereitet in den Termin

Beim Auszug wird der jetzige Zustand mit dem beim Einzug verglichen. Legen Sie das Einzugsprotokoll daneben: Was dort schon stand, ist nicht Ihr Schaden. Die Wohnung sollte leer und gereinigt sein; was der Mietvertrag dazu verlangt und wie Sie Raum für Raum vorgehen, steht unter Endreinigung beim Auszug. Kleine Bohrlöcher lassen sich vorher verschließen, siehe Löcher in der Wand füllen.

Notieren Sie neben den Mängeln auch, was in Ordnung ist („Wohnung geräumt und gereinigt übergeben“, „alle Schlüssel zurückgegeben“). Das schützt vor späteren Nachforderungen. Melden Sie die Zählerstände zusätzlich selbst bei Ihrem Strom- und Gasanbieter.

Vor der Unterschrift: Vorbehalte und Druck

Unterschreiben Sie nichts, was Sie für falsch halten, und nichts unter Zeitdruck. Sind Sie mit einem Punkt nicht einverstanden, schreiben Sie das an der betreffenden Stelle dazu, zum Beispiel: „Der Mieter bestätigt den Kratzer, nicht aber die Pflicht, ihn zu beseitigen.“ Vorsicht bei Sätzen, in denen Sie sich zu etwas verpflichten: „Mieter übernimmt die Kosten für …“ oder „Mieter streicht bis zum …“. Das ist mehr als eine Zustandsbeschreibung. Wer so etwas unterschreibt, erkennt unter Umständen eine Schuld an, die es ohne die Unterschrift gar nicht gäbe. Im Zweifel bestätigen Sie nur den Zustand und lassen die Kostenfrage offen, bis Sie sich haben beraten lassen.

Verweigert die andere Seite ein Protokoll oder die Unterschrift, fertigen Sie Ihr eigenes an, lassen es von Ihrer Begleitperson mitunterschreiben, fotografieren gründlich und schicken dem Vermieter eine Kopie.

Kaution und Schönheitsreparaturen: nur die Grundzüge

Für die Rückzahlung der Kaution nennt das Gesetz keine feste Frist. Dem Vermieter wird eine angemessene Zeit zugestanden, um Ansprüche zu prüfen; als Orientierung werden häufig drei bis sechs Monate genannt, eine starre Grenze ist das nicht. Steht noch eine Nebenkostenabrechnung aus, darf er in der Regel einen angemessenen Teil länger einbehalten.

Bei den Schönheitsreparaturen kommt es auf die Klausel im Mietvertrag an. Viele Formularklauseln sind nach der Rechtsprechung unwirksam, zum Beispiel wenn eine unrenoviert übergebene Wohnung ohne angemessenen Ausgleich renoviert zurückgegeben werden soll. Ob das auf Ihren Vertrag zutrifft, lässt sich nur am Wortlaut entscheiden – das ist ein Fall für den Mieterverein oder die Verbraucherzentrale, nicht für ein Gespräch im Hausflur am Übergabetag.

Häufige Fragen

Ist ein Wohnungsübergabeprotokoll Pflicht?

Nein, gesetzlich vorgeschrieben ist es nicht, und die Rückgabe der Wohnung hängt nicht davon ab. Es liegt aber im Interesse beider Seiten, weil sich der Zustand sonst später kaum beweisen lässt.

Muss ich das Protokoll des Vermieters unterschreiben?

Sie müssen kein Protokoll unterschreiben, dessen Inhalt Sie für falsch halten. Lassen Sie strittige Punkte ändern oder ergänzen Sie einen Vorbehalt. Kommt keine Einigung zustande, dokumentieren Sie den Zustand selbst mit Fotos und einer Begleitperson.

Was tun, wenn der Vermieter nicht zur Übergabe kommt?

Bieten Sie schriftlich Termine an und heben Sie den Schriftwechsel auf. Kommt niemand, halten Sie den Zustand mit Zeugen und Fotos fest und lassen Sie sich beim Mieterverein beraten, wie Sie die Schlüssel nachweisbar zurückgeben.

Reichen Fotos oder ein Video statt eines Protokolls?

Sie sind eine gute Ergänzung, aber kein Ersatz. Erst das von beiden Seiten unterschriebene Protokoll zeigt, dass man sich über den Zustand einig war. Vermerken Sie im Protokoll, dass Aufnahmen gemacht wurden.

Wie lange sollte ich das Protokoll aufbewahren?

Mindestens bis die Kaution abgerechnet und die letzte Nebenkostenabrechnung erledigt ist; wer sichergehen will, hebt es einige Jahre darüber hinaus auf. Das Einzugsprotokoll brauchen Sie ohnehin bis zum Auszug. Wie Sie solche Papiere ordnen, steht unter Unterlagen aufbewahren.